Unbezahlte Rechnungen von ausländischen Kunden in der EU einziehen
Wenn die Überweisung nie ankommt
Sie haben die Arbeit geliefert. Sie haben die Rechnung gesendet. Dreißig Tage verstrichen, dann sechzig. Die höflichen Mahnung blieb unbeantwortet. Und jetzt starren Sie auf eine unbezahlte Rechnung von einem Kunden in einem anderen Land — andere Sprache, anderes Rechtssystem, andere Bank und, zunehmend, eine andere Haltung darüber, ob Sie jemals bezahlt werden.
Wenn Sie ein Freiberufler oder KMU sind, der über europäische Grenzen hinweg verkauft, ist diese Geschichte nicht ungewöhnlich. Zahlungsverzug ist die strukturelle Krankheit des B2B-Handels in Europa. Nach der eigenen Überwachung der Europäischen Kommission werden ungefähr eins von zwei B2B-Rechnungen in der EU verspätet bezahlt, und KMU absorbieren die meisten Schäden. Wenn der Schuldner in einer anderen Rechtsordnung sitzt, multiplizieren drei zusätzliche Probleme den Schmerz:
- Kein gemeinsames Gericht. Ein belgischer Freiberufler kann nicht einfach zum lokalen Friedensrichter gehen und ein spanisches Unternehmen vorladen. Selbst mit EU-Instrumenten zur Überbrückung dieser Lücke durchkreuzt die Durchsetzung Grenzen nur mit Aufwand.
- Sprach- und Vertragsrecht-Abweichung. Ihr Vertrag ist möglicherweise auf Englisch, Ihre Rechnung auf Französisch, das Debitor-Team arbeitet auf Spanisch, und die Gerichtsstandsklausel — falls überhaupt — zeigt auf eine Rechtsordnung, die keiner von Ihnen gut kennt.
- Kostenasymmetrie. Eine unbezahlte €4.000 Rechnung kann €2.000 kosten, um in einem anderen EU-Land zu litigieren. Viele KMU schreiben die Schuld ab, anstatt gutes Geld nach schlechtem nachzuwerfen. Schuldner wissen das. Einige verlassen sich darauf.
Dieser Leitfaden führt Sie durch den praktischen, sachverständigen Weg zur Eintreibung unbezahlter Rechnungen von ausländischen EU-Kunden. Wir werden uns das rechtliche Fundament ansehen — die EU-Richtlinie Zahlungsverzug — und dann, wie sie sich in Belgien, den Niederlanden, Frankreich, Spanien, Irland und dem Vereinigten Königreich auswirkt (das post-Brexit nach etwas anderen Regeln spielt). Sie erhalten eine Schritt-für-Schritt-Mahnschreiben-Sequenz mit Vorlagen, die Sie heute anpassen können. Und wir zeigen Ihnen, wann Selbsthilfe nicht mehr effizient wird und eine professionelle Fallbewertung die bessere wirtschaftliche Wahl wird.
Die EU-Richtlinie über Zahlungsverzug 2011/7/EU
Vor dem Verfassen von Dokumenten verstehen Sie das Instrument, das meinen Hebel in Ihrem Sinne leistet: Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsleben. Sie ist in jedem EU-Mitgliedstaat in nationales Recht umgesetzt und gibt B2B-Gläubigern automatisch drei kraftvolle Ansprüche, ohne dass eine Klausel im Vertrag nötig ist:
- Eine gesetzliche Zahlungsfrist. Bei B2B-Transaktionen ist Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnung oder Empfang von Waren/Services fällig. Parteien können längere Bedingungen vereinbaren, aber alles über 60 Tage muss ausdrücklich vereinbart werden und darf nicht „grob unbillig" für den Gläubiger sein.
- Gesetzliche Zinsen für Zahlungsverzug. Nach Ablauf der Frist haben Sie Anspruch auf Zinsen zum Referenzsatz der Europäischen Zentralbank plus mindestens 8 Prozentpunkte, die automatisch auflaufen. Sie müssen keine Mahnung ausstellen, damit die Zinsen zu laufen beginnen.
- Eine feste Entschädigung von mindestens €40 für Eintreibungskosten pro Rechnung, zusätzlich zu Zinsen, plus angemessene zusätzliche Eintreibungskosten.
Drei Dinge, die KMU systematisch über die Richtlinie übersehen:
- Sie gilt standardmäßig, nicht durch Vertrag. Selbst wenn Ihre Rechnung nichts über Zinsen sagt, gibt Ihnen das Recht sie.
- Die €40 feste Entschädigung ist pro Rechnung, nicht pro Schuldner. Wenn ein Kunde Ihnen auf sechs Rechnungen schuldet, das sind €240 in feste Entschädigung, automatisch.
- Es ist über Grenzen hinweg durchsetzbar. Ein belgischer Gläubiger, der die Richtlinie gegen einen spanischen Schuldner geltend macht, macht sich an eine Regel, die in funktional ähnlicher Form auch im spanischen Recht existiert.
Dies ist, warum Ihr erster Brief nicht „bitte zahlen" sagen sollte. Es sollte den Schuldner darauf hinweisen, dass gesetzliche Zinsen bereits auflaufen und dass feste Eintreibungsentschädigung bereits geschuldet ist. Die Rahmung ändert die Unterhaltung.
Für vollständige Informationen, einschließlich landesspezifischer Schritte und Eskalationspfade, siehe die englische Version dieses Artikels.