Cómo cambiar de administrador de fincas: guía paso a paso (2026)

Antes de nada: revisa el contrato con el administrador actual

El primer paso no es hablar con nadie de la comunidad, es sacar el contrato o la última renovación firmada con el administrador. Ahí debería figurar la duración del encargo, si se renueva automáticamente cada año (lo habitual) y, sobre todo, el plazo de preaviso que hay que respetar para no renovar o para rescindir antes de tiempo.

Es habitual encontrar cláusulas que piden avisar con uno, dos o incluso tres meses de antelación respecto a la fecha de renovación. Si la comunidad deja pasar esa fecha sin comunicar nada, el contrato se prorroga solo, normalmente por otro año más, aunque la junta ya haya decidido cambiar. Por eso conviene mirar el contrato con tiempo de sobra, no cuando ya se ha decidido el cambio y hay prisa.

Si no aparece contrato por ningún lado (pasa más de lo que parece, sobre todo en comunidades pequeñas que llevan años con el mismo administrador), pregúntale directamente a la administración de fincas por la fecha de inicio del encargo y las condiciones de baja. No cambia el hecho de que haya que preavisar, pero al menos se sabe con qué plazo se está trabajando.

El cambio se decide en junta, no lo decide el presidente solo

Nombrar y cesar al administrador de fincas es un acuerdo de la comunidad, no una decisión unilateral de la junta directiva. Aunque sea el presidente quien lleve la relación del día a día con el administrador, para prescindir de él o contratar a otro hace falta un acuerdo adoptado en junta de propietarios, con el punto correspondiente incluido expresamente en el orden del día de la convocatoria.

La Ley de Propiedad Horizontal exige una mayoría para este tipo de acuerdos; en la práctica, la mayoría exacta y cómo se computa (propietarios presentes y representados, cuotas de participación, posibles segundas convocatorias) puede variar según el caso concreto de la comunidad. No te fíes de lo que te digan por WhatsApp ni de una plantilla genérica de internet: confirma con vuestro abogado o con el propio administrador saliente qué mayoría aplica exactamente a vuestro acuerdo antes de convocar la junta, para no arriesgaros a que alguien impugne el acuerdo después por un defecto de forma.

Un detalle que se pasa por alto a menudo: el orden del día tiene que dejar claro que se va a votar el cese del administrador y, si ya hay alternativa, también su sustitución. Un punto ambiguo tipo "varios" o "ruegos y preguntas" no sirve para tomar un acuerdo de este tipo con garantías.

Cómo notificar el cese al administrador actual

Una vez la junta ha aprobado el cambio, hay que comunicárselo al administrador saliente por escrito, de forma que quede constancia de la fecha de envío y, si es posible, de la recepción: burofax, correo certificado o, como mínimo, un correo electrónico dirigido a la dirección con la que se ha trabajado habitualmente, con acuse de lectura si el servicio lo permite.

El escrito debe incluir la fecha del acuerdo de cese, adjuntar o referenciar el acta de la junta donde se tomó la decisión, y fijar la fecha efectiva de finalización del contrato respetando el plazo de preaviso pactado. No hace falta justificar el motivo del cambio con detalle: basta con comunicar el acuerdo y la fecha.

Aprovecha esta comunicación para pedir formalmente el traspaso de documentación: libro de actas, contratos vigentes con proveedores, pólizas de seguro de la comunidad, datos de contacto de los propietarios, situación de cuentas y cualquier expediente abierto (obras, reclamaciones, siniestros). Cuanto antes se pida por escrito, menos margen hay para que el traspaso se demore.

Qué pedir durante el periodo de transición

Entre el acuerdo de cese y la fecha efectiva de baja suele haber unas semanas en las que conviene ir preparando el relevo en paralelo, no esperar al último día. Pide al administrador saliente un listado actualizado de proveedores con contrato en vigor (limpieza, mantenimiento de ascensor, jardinería, seguro), las últimas actas aprobadas y el estado de la cuenta bancaria de la comunidad si el administrador tenía firma o acceso a ella.

Si el administrador tenía poderes de representación de la comunidad (por ejemplo, para gestionar la cuenta bancaria o firmar en nombre de la comunidad), hay que revocarlos formalmente en el banco o donde corresponda, no basta con que deje de trabajar para la comunidad de hecho. Es un paso que se olvida con frecuencia y que puede dar problemas más adelante.

Qué mirar al decidir qué viene después

No todas las comunidades sustituyen a un administrador por otro igual. Hay tres caminos habituales: contratar otra administración de fincas tradicional, pasar a una autogestión completa sin ningún tipo de apoyo externo, o quedarse con la gestión en manos de la junta directiva pero con herramientas que cubran lo que antes hacía el administrador en materia de convocatorias, votaciones y actas.

Si la comunidad opta por otro administrador tradicional, merece la pena preguntar explícitamente por plazos de respuesta, cómo se convocan las juntas, cómo se documentan los acuerdos y qué pasa si hay que impugnar algo más adelante. Muchos cambios de administrador se repiten a los pocos años exactamente por los mismos motivos que motivaron el primer cambio.

Si la comunidad se plantea autogestionarse, el punto que más preocupa (con razón) es la parte legal: respetar los plazos mínimos de convocatoria, aplicar la mayoría correcta según el tipo de acuerdo y dejar actas que no se puedan tumbar por un defecto de forma. Esto no desaparece por no tener administrador — sigue siendo responsabilidad de la junta, la lleve quien la lleve.

El punto intermedio: autogestión con respaldo legal

Ahí es donde encaja Akordans. No es un administrador de fincas ni pretende serlo: es una herramienta pensada para juntas directivas que quieren llevar la gestión de sus juntas ellas mismas, pero sin perder la red de seguridad legal que antes daba el administrador.

En la práctica, Akordans genera las convocatorias respetando los plazos mínimos de aviso, organiza la votación de cada punto del orden del día según la mayoría que corresponde, y usa el resultado de esa votación para redactar el texto de la resolución con ayuda de IA. Antes de que ese acuerdo se considere cerrado, un abogado colaborador lo revisa: lo aprueba, lo devuelve con comentarios para corregir, o lo rechaza. Todo ese recorrido queda registrado, así que hay trazabilidad de quién decidió qué y cuándo.

Es deliberadamente un alcance acotado: gestión del ciclo de la junta (convocatoria, votación, resolución, acta), no contabilidad, no cobro de cuotas, no gestión de proveedores ni de morosidad. Si lo que buscáis al cambiar de administrador es dejar de pagar por una gestión de juntas que apenas veis, pero sin renunciar a que cada acuerdo importante pase por un profesional antes de darlo por bueno, es el hueco que cubre.