Qué incluye (y qué no) una administración de fincas digital: la lista completa
6 de agosto de 2026
Qué hace una administración de fincas digital tipo Akordans, qué tareas de un administrador tradicional no incluye, y qué valor legal aporta que casi nadie espera.
"Administrador" es una palabra que junta demasiadas cosas
En España, cuando una comunidad dice "tenemos administrador", en realidad está describiendo un paquete: alguien que convoca juntas, alguien que lleva la contabilidad, alguien que cobra las cuotas, alguien que llama al fontanero, y alguien que sabe de leyes cuando hace falta. Cinco trabajos distintos bajo una sola etiqueta.
Eso hace que cualquier alternativa "más ligera" genere la misma pregunta: ¿ligera en qué? Si no se especifica, la junta directiva asume que todo sigue incluido, y el día que necesita algo que no lo está, la sorpresa llega en mal momento.
Esta lista separa las tres cosas que suelen mezclarse: lo que una administración digital como Akordans sí hace, lo que la gente da por hecho que hace y no hace, y lo que nadie espera pero es donde más se juega la seguridad jurídica de la comunidad.
1. Lo que sí hacemos: el ciclo completo de la junta
Esto no es un subconjunto del servicio — es el servicio. Todo lo que ocurre entre que se decide convocar una junta y que el acuerdo queda firme y archivado.
Convocatorias con el plazo legal correcto
Cada tipo de junta tiene un plazo mínimo de aviso distinto, y varía según la región (Cataluña tiene su propia normativa). Se calcula automáticamente, no a ojo.
Orden del día con la mayoría ya asociada
Cada punto del orden del día lleva enlazado el tipo de acuerdo, así se sabe desde el principio qué mayoría hace falta para que sea válido.
Votación digital ponderada por coeficiente
Cuando la ley exige doble mayoría (número de propietarios y cuota de participación), el sistema lo calcula sin margen de error manual.
Redacción de acuerdos con IA, desde el resultado de la votación
El texto de cada resolución se genera a partir de cómo se votó realmente — no al revés.
Revisión de un abogado colaborador
Según el nivel de cobertura contratado, un abogado revisa y da el visto bueno a los acuerdos con implicaciones legales antes de que se consideren cerrados.
Registro de auditoría de cada acuerdo
Quién aprobó, quién rechazó, qué se modificó y cuándo — un historial que no se puede reescribir a posteriori.
Acta digital estructurada
El equivalente al libro de actas, pero exportable y ordenado por junta desde el primer día.
Comunicaciones de junta
Convocatorias, resultados de votación y actas llegan a cada propietario por un canal oficial, no por el grupo de WhatsApp del portal.
2. Lo que la gente da por hecho que incluimos, y no
Esta es la lista que conviene tener clara antes de contratar, no después. Si vuestra comunidad necesita algo de aquí con regularidad, seguirá haciendo falta alguien — administrador, gestoría o profesional suelto — para cubrirlo.
Contabilidad y cierre de ejercicio
No llevamos el libro de ingresos y gastos ni preparamos la liquidación anual.
Cobro de cuotas (domiciliación SEPA)
No gestionamos los recibos mensuales de los propietarios ni la relación con el banco.
Gestión de morosidad
No reclamamos impagos ni iniciamos el proceso judicial de reclamación de deuda.
Pago a proveedores
Luz, agua, ascensor, limpieza, jardinería, seguro: la gestión de esos pagos no está incluida.
Fondo de reserva
No administramos el fondo de reserva obligatorio de la comunidad.
Contratación y seguimiento de obras
No buscamos ni comparamos proveedores, ni supervisamos una reforma o reparación.
Gestión de siniestros
Una fuga de agua o un parte al seguro se gestionan fuera de la plataforma.
Nóminas y personal de la comunidad
Si hay portero o conserje, su gestión laboral no forma parte del servicio.
Atención telefónica 24/7 y firma en el banco
No hay línea de urgencias ni firma autorizada sobre la cuenta de la comunidad.
3. Lo que nadie espera, pero es donde más se evita un problema
Esta es la parte menos visible del trabajo de un buen administrador — y también la que una junta directiva sin experiencia hace peor sin darse cuenta, porque el error no se ve hasta que alguien lo impugna.
Saber qué mayoría exige cada acuerdo
Simple, 3/5, unanimidad, doble mayoría — confundirlas es de las causas más comunes de que un acuerdo se pueda anular después.
Detectar defectos de forma antes de votar
Un quórum mal contado o un punto del orden del día no notificado correctamente puede invalidar toda la votación.
Citar la base legal correcta en cada acuerdo
En vez de un genérico "según la ley", cada resolución queda vinculada al artículo de la LPH (o normativa autonómica) que la sostiene.
Una cadena documental que aguanta una impugnación
Actas y votos que se conservan de forma consistente, no en el ordenador personal de quien fuera secretario aquel año.
Memoria entre juntas
El presidente rota cada mandato; el histórico de precedentes, votos y redacciones no depende de quién esté al frente ahora.
Facilitación neutral
Que las normas las haga cumplir un sistema, y no un vecino a otro vecino, baja la tensión en juntas donde ya hay roce previo.
Protección de datos básica
Datos personales y votos gestionados con un mínimo de criterio, algo que una comunidad llevada por hoja de cálculo y WhatsApp normalmente no cubre.
La idea de fondo
El objetivo no es parecer más barato quitando cosas al azar: es ser explícitos sobre qué parte del trabajo de un administrador es coordinación operativa — que la junta directiva puede asumir con las herramientas adecuadas — y qué parte es criterio legal, que no se puede improvisar.
Si vuestra comunidad ya se autogestiona con hojas de cálculo y un grupo de WhatsApp, probablemente ya está haciendo, sin saberlo, buena parte del bloque 1 y algo del bloque 2. Lo que casi nunca tiene cubierto es el bloque 3 — y es precisamente el que más caro sale cuando falla.