Akordans

Informativa sulla privacy

Documento in bozza, in attesa di revisione da parte dell'avvocato collaboratore di Akordans. Non deve essere considerato consulenza legale verificata né una versione definitiva.

In Akordans prendiamo sul serio la protezione dei dati personali dei membri dei condomini che utilizzano la piattaforma. Questa informativa descrive quali dati trattiamo, con quale finalità e quali diritti potete esercitare, in conformità al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e al Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

1. Titolare del trattamento

Akordans SL, con sede in Via Roma 10, 20121 Milano, e Partita IVA [P.IVA], è il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite questa piattaforma. Per qualsiasi questione relativa alla protezione dei dati potete contattarci a info@akordans.com.

2. Quali dati raccogliamo

Trattiamo le seguenti categorie di dati, in base al vostro ruolo nel condominio:

  • Dati identificativi e di contatto: nome ed email dei membri del condominio (condomini, presidente, segretario, consiglieri, avvocato collaboratore).
  • Dati relativi all'unità immobiliare: identificativo dell'unità e quota millesimale.
  • Dati per il registro di anagrafe condominiale (art. 1130 n.6 c.c.): codice fiscale, residenza o domicilio se diversi dall'unità, dati catastali e condizioni di sicurezza delle parti comuni.
  • Dati economici del condominio: bilanci, quote, entrate e uscite, movimenti del fondo di riserva e dati di addebito diretto necessari alla riscossione delle quote ordinarie.
  • Dati generati dall'uso della piattaforma: convocazioni, presenze, voti espressi sui punti all'ordine del giorno, contenuto delle delibere e relativo storico di revisione legale, verbali delle assemblee e, quando applicabile, interventi, lavori e pratiche verso terzi.
  • Dati tecnici e di utilizzo di base (ad esempio, log di accesso), necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio.

3. Finalità e base giuridica

Trattiamo i vostri dati per le seguenti finalità:

  • Fornire il servizio di gestione del condominio (contabilità e quote, assemblee — convocazioni, votazioni e verbali —, adempimenti legali e, al livello di gestione completa, rappresentanza e pratiche verso terzi), sulla base dell'esecuzione del contratto di prestazione di servizi con il condominio.
  • Adempiere agli obblighi legali applicabili ai condomini, in particolare quelli derivanti dal Codice Civile (artt. 1129 ss.) e dalla legge 220/2012, sulla base dell'adempimento di un obbligo legale e del legittimo interesse a garantire la tracciabilità delle decisioni prese.
  • Inviarvi il link di accesso al vostro account (magic link) via email, sulla base del vostro consenso al momento di fornire l'email per accedere alla piattaforma.
  • Mantenere la sicurezza, la disponibilità e l'integrità del servizio, sulla base del legittimo interesse di Akordans.

4. Conservazione dei dati

Conserviamo i dati finché il condominio mantiene un rapporto attivo con Akordans e, successivamente, per i termini richiesti dalla normativa applicabile — in particolare i verbali e le delibere delle assemblee, che fanno parte del libro dei verbali e sono soggetti ai termini di conservazione propri della documentazione condominiale. Trascorsi tali termini, i dati vengono cancellati o anonimizzati.

5. Destinatari e responsabili del trattamento

Non vendiamo né cediamo i vostri dati a terzi per finalità commerciali. Condividiamo determinati dati con i seguenti responsabili del trattamento, solo nella misura necessaria all'erogazione del servizio:

  • Resend, per l'invio di email (link di accesso e notifiche di convocazione).
  • Anthropic, per l'elaborazione tramite intelligenza artificiale che supporta la redazione di bozze di delibere a partire dall'esito della votazione. Queste bozze richiedono sempre revisione e, ai livelli di servizio corrispondenti, approvazione dell'avvocato collaboratore prima di avere validità.

Questi fornitori trattano i dati seguendo le nostre istruzioni e nell'ambito dei rispettivi contratti di responsabile del trattamento.

6. Diritti dell'interessato

Potete esercitare i vostri diritti di accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione e limitazione del trattamento scrivendo a info@akordans.com. Se ritenete che il trattamento dei vostri dati non rispetti la normativa vigente, avete diritto di presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, www.garanteprivacy.it.

7. Cookie e analisi del traffico

Sulla piattaforma, Akordans utilizza solo i cookie o i meccanismi di sessione tecnicamente necessari per mantenere la sessione attiva. Non utilizziamo cookie pubblicitari né di tracciamento tra siti.

Sul nostro sito utilizziamo uno strumento di analisi anonimo e senza cookie (Umami), ospitato sulla nostra infrastruttura, per capire in forma aggregata come il sito viene utilizzato. Non raccoglie dati personali identificabili, non crea profili e non condivide informazioni con terzi a fini pubblicitari. Ai sensi dell'art. 122 del Codice Privacy, qualsiasi futuro meccanismo che coinvolga cookie non essenziali sarà comunque soggetto a consenso preventivo.

8. Contatto

Per qualsiasi dubbio su questa informativa sulla privacy o sul trattamento dei vostri dati, potete scriverci a info@akordans.com.