Algemene voorwaarden

1. Omvang van de dienst

Akordans is een beheerplatform voor een Vereniging van Eigenaars (VvE). Het wordt aangeboden op twee niveaus, waaruit de VvE kiest op basis van haar behoeften:

• Base (alleen software): de VvE beheert zichzelf (zelfbeheer) met boekhouding (begroting, verdeling per eigenaar en bankreconciliatie), inning van de reguliere VvE-bijdrage per incasso, beheer van de vergadering van eigenaars (convocaties met de wettelijke termijnen, agenda, aanwezigheidsregistratie, stemmingen en notulen), digitaal stemmen en stemmen bij volmacht, opvolging van het reservefonds en een nalevingskalender. Op dit niveau blijft de VvE haar eigen VvE-beheerder en is zij verantwoordelijk voor haar eigen besluiten.
• Managed (juridisch beheer): al het bovenstaande, en daarnaast treedt Akordans op als VvE-beheerder in juridische zin: vertegenwoordiging tegenover derden, incasso van achterstallige bijdragen bij wanbetaling (inclusief de gerechtelijke weg, via een netwerk van samenwerkende advocaten), beheer van meldingen en werkzaamheden, aanvraag van subsidies en juridisch advies.

De concrete functionaliteiten kunnen variëren per land en per juridisch kader dat van toepassing is op elke VvE.

2. Aard van de AI en juridische controle

Akordans gebruikt kunstmatige intelligentie om conceptdocumenten te genereren — bijvoorbeeld de tekst van een besluit op basis van het agendapunt, de geregistreerde discussie en de stemuitslag, of het concept van notulen. Deze door AI gegenereerde teksten zijn slechts een werkconcept en hebben op zichzelf geen rechtsgeldigheid en binden de VvE niet.

Besluiten die juridische gevolgen kunnen hebben, worden voorgelegd aan een samenwerkende advocaat ter beoordeling voordat ze als bindend worden beschouwd. Een besluit wordt pas als goedgekeurd beschouwd — de enige status met rechtsgeldigheid — nadat de samenwerkende advocaat het heeft beoordeeld en ondertekend; tot die tijd blijft het een concept of in afwachting van beoordeling, en mag het niet worden uitgevoerd of gecommuniceerd als definitief besluit van de VvE. Bij het niveau Managed maken deze beoordeling en de juridische vertegenwoordiging deel uit van de dienst; bij het niveau Base draagt de VvE zelf de verantwoordelijkheid voor de besluiten die zij met behulp van het hulpmiddel neemt.

Akordans is een hulpmiddel voor beheer en facilitering. De beoordeling door de samenwerkende advocaat, indien van toepassing, is wat besluiten die dit vereisen rechtsgeldigheid verleent; de software zelf garandeert geen naleving van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek, de splitsingsakte, het modelreglement of enige andere toepasselijke regelgeving.

3. Registratie en gebruikersaccounts

Toegang tot de Dienst verloopt via een per e-mail verzonden toegangslink (“magic link”), zonder wachtwoord. U bent zelf verantwoordelijk voor het behoud van toegang tot uw e-mail en voor alle activiteiten die vanuit uw account worden verricht.

Elk account is gekoppeld aan een of meer VvE's via een lidmaatschap met een toegewezen rol (bijvoorbeeld eigenaar, voorzitter, secretaris of VvE-beheerder). De beschikbare bevoegdheden en acties hangen af van deze rol en de betreffende VvE.

4. Verplichtingen van de gebruiker

• Waarheidsgetrouwe en actuele informatie verstrekken over uw identiteit en uw relatie tot de VvE.
• De Dienst gebruiken overeenkomstig het doel ervan: het beheer van de VvE en haar vergaderingen, rekeningen, VvE-bijdragen en wettelijke verplichtingen.
• Zich niet voordoen als een ander lid van de VvE en geen manipulatie plegen van de administratie van boekhouding, aanwezigheid, stemming of besluiten.
• De wettelijke termijnen en meerderheden respecteren die van toepassing zijn op elk type besluit, zoals weergegeven in het platform.

5. Beperking van aansprakelijkheid

Akordans biedt hulpmiddelen om het beheer van de VvE en de naleving van de vereisten van het appartementsrecht (Boek 5 BW) te vergemakkelijken, maar aanvaardt niet de uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de wettelijke naleving door de VvE, behalve voor zover uitdrukkelijk gedekt door de beoordeling, goedkeuring en juridische vertegenwoordiging die eigen zijn aan het niveau Managed, zoals beschreven in de secties 1 en 2.

De VvE en haar bestuur zijn verantwoordelijk voor de genomen besluiten, voor de inhoud van de convocaties en voor de boekhoudkundige en VvE-bijdragegegevens die in de Dienst worden ingevoerd, met name op het niveau Base, alsook voor het controleren of deze informatie juist is.

Behoudens opzet of grove nalatigheid is Akordans niet aansprakelijk voor indirecte schade, gegevensverlies of nadeel voortvloeiend uit het gebruik van de Dienst, binnen de grenzen die de toepasselijke wetgeving toestaat.

6. Overeenkomsten op afstand

Voor zover de aansluiting bij de Dienst tot stand komt via een overeenkomst op afstand (bijvoorbeeld een self-service online abonnement) en de VvE daarbij als consument kwalificeert, zijn de bepalingen van Boek 6, titel 5, afdeling 2B BW (implementatie van de Richtlijn consumentenrechten 2011/83/EU) van toepassing, inclusief het herroepingsrecht binnen de daarin bepaalde termijnen.

7. Wijzigingen van de dienst en van deze voorwaarden

Wij kunnen de Dienst en deze Voorwaarden te allen tijde wijzigen of bijwerken. Substantiële wijzigingen worden tijdig aan de gebruikers meegedeeld. Voortgezet gebruik van de Dienst na publicatie van de wijzigingen houdt aanvaarding van de bijgewerkte Voorwaarden in.

8. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze Voorwaarden worden beheerst door Nederlands recht, voor zover van toepassing op het gebruik van de Dienst door een VvE gevestigd in Nederland, onverminderd de dwingendrechtelijke bepalingen van Boek 5 BW inzake appartementsrechten. Voor elk geschil dat voortvloeit uit het gebruik van de Dienst is de bevoegde Nederlandse rechter aangewezen volgens de regels van internationaal privaatrecht die van toepassing zijn tussen Nederland en Spanje (waar Akordans SL is gevestigd), tenzij dwingende consumentenbeschermingsregels een andere bevoegde rechter aanwijzen.

9. Contact

Voor vragen over deze Voorwaarden kunt u ons schrijven op info@akordans.com.