Privacyverklaring

Conceptdocument, in afwachting van beoordeling door de samenwerkende advocaat van Akordans. Dit document mag niet worden beschouwd als geverifieerd juridisch advies of als een definitieve versie.

Bij Akordans nemen we de bescherming van de persoonsgegevens van leden van de Vereniging van Eigenaars (VvE) die het platform gebruiken serieus. Deze verklaring beschrijft welke gegevens we verwerken, met welk doel, en welke rechten u kunt uitoefenen, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Akordans SL, gevestigd aan Calle Igualada 12, 08012 Barcelona, Spanje, en ingeschreven onder [KvK-nummer / buitenlands handelsregisternummer], is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via dit platform worden verzameld. Voor vragen over gegevensbescherming kunt u contact opnemen via info@akordans.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

Afhankelijk van uw rol binnen de VvE verwerken we de volgende categorieën gegevens:

Identificatie- en contactgegevens: naam en e-mailadres van VvE-leden (eigenaren, voorzitter, secretaris, bestuursleden, samenwerkende advocaat).
Gegevens met betrekking tot de woning: identificatie van het appartementsrecht en het bijbehorende breukdeel.
Financiële gegevens van de VvE: begrotingen, VvE-bijdragen, inkomsten en uitgaven, mutaties in het reservefonds en incassogegevens die nodig zijn voor de inning van de reguliere VvE-bijdrage.
Gegevens die worden gegenereerd door het gebruik van het platform: convocaties, aanwezigheid, uitgebrachte stemmen op de agendapunten, de inhoud van besluiten en de bijbehorende geschiedenis van juridische beoordeling, notulen van de vergadering van eigenaars en, in voorkomend geval, meldingen, werkzaamheden en contacten met derden.
Technische en basale gebruiksgegevens (bijvoorbeeld toegangslogs), noodzakelijk voor de werking en de beveiliging van de dienst.

3. Doel en grondslag

We verwerken uw gegevens voor de volgende doeleinden:

Het leveren van de VvE-beheerdienst (boekhouding en VvE-bijdragen, vergaderingen — convocaties, stemmingen en notulen —, wettelijke naleving en, bij het niveau volledig beheer, vertegenwoordiging en contacten met derden), op grond van de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst met de VvE.
Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op een VvE, met name die voortvloeien uit Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek (bepalingen over appartementsrechten) en de aan het gebouw gekoppelde splitsingsakte en het modelreglement, op grond van het voldoen aan een wettelijke verplichting en het gerechtvaardigd belang om de traceerbaarheid van genomen besluiten te waarborgen.
Het per e-mail versturen van de toegangslink tot uw account (magic link), op grond van uw toestemming bij het opgeven van uw e-mailadres om toegang te krijgen tot het platform.
Het waarborgen van de beveiliging, beschikbaarheid en integriteit van de dienst, op grond van het gerechtvaardigd belang van Akordans.

4. Bewaartermijn

We bewaren de gegevens zolang de VvE een actieve relatie met Akordans onderhoudt en daarna gedurende de termijnen die de toepasselijke regelgeving voorschrijft — in het bijzonder de notulen en besluiten van de vergadering van eigenaars, die deel uitmaken van het notulenregister en onderworpen zijn aan de bewaartermijnen die gelden voor VvE-documentatie. Zodra deze termijnen zijn verstreken, worden de gegevens gewist of geanonimiseerd.

5. Ontvangers en verwerkers

We verkopen of verstrekken uw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden. We delen bepaalde gegevens met de volgende verwerkers, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het leveren van de dienst:

Resend, voor het versturen van e-mails (toegangslinks en convocatiemeldingen).
Anthropic, voor verwerking met behulp van kunstmatige intelligentie die ondersteunt bij het opstellen van conceptbesluiten op basis van de stemuitslag. Deze concepten vereisen altijd beoordeling en, bij de bijbehorende dienstenniveaus, goedkeuring door de samenwerkende advocaat voordat ze rechtsgeldig zijn.

Deze leveranciers verwerken de gegevens volgens onze instructies en binnen het kader van de bijbehorende verwerkersovereenkomsten.

6. Rechten van betrokkenen

U kunt uw rechten op inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, bezwaar en beperking van de verwerking uitoefenen door te schrijven naar info@akordans.com. Als u van mening bent dat de verwerking van uw gegevens niet in overeenstemming is met de geldende regelgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

7. Cookies en analyse

Op het platform gebruikt Akordans uitsluitend de cookies of sessiemechanismen die technisch noodzakelijk zijn om uw sessie actief te houden. We gebruiken geen advertentiecookies en geen cookies voor tracking tussen websites.

Op onze website gebruiken we een anonieme en cookievrije analysetool (Umami), gehost op onze eigen infrastructuur, om op geaggregeerd niveau te begrijpen hoe de website wordt gebruikt. Deze tool verzamelt geen identificeerbare persoonsgegevens, maakt geen profielen aan en deelt geen informatie met derden voor reclamedoeleinden. Mocht in de toekomst een mechanisme worden toegevoegd dat niet-noodzakelijke cookies gebruikt, dan geldt daarvoor de toestemmingsvereiste van artikel 11.7a Telecommunicatiewet (implementatie van de ePrivacy-richtlijn).

8. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw gegevens kunt u ons schrijven op info@akordans.com.