Oproeptermijn VvE-vergadering: agenda, quorum en checklist

Waarom de oproep het document is dat de meeste problemen geeft

Bij veel zelfbesturende VvE's gaat de oproep voor een vergadering via de WhatsApp-groep van het gebouw of een los mailtje van de voorzitter: "volgende week vergaderen we, laat het weten als het niet uitkomt." Dat werkt om een afspraak te maken, maar geldt niet als formele oproep — en het is precies het document dat achteraf de meeste ellende oplevert: een eigenaar die zegt niet op de hoogte te zijn gebracht, een besluit dat wordt aangevochten omdat de termijn niet is gehaald, of een agenda die tussen de oproep en de vergadering via via is veranderd.

De oproep is geen formaliteit erbij: het is wat geldigheid geeft aan alles wat er daarna wordt besloten. Is de oproep niet goed gedaan, dan heeft elke eigenaar die het niet eens is met een besluit een formeel argument om het aan te vechten — ongeacht of het besluit zelf redelijk was.

De oproeptermijn: 15 dagen, geen ruimte voor interpretatie

Onder de modelreglementen 1992, 2006 en 2017 geldt een oproeptermijn van 15 dagen voor de vergadering van eigenaars, waarbij zowel de dag van oproeping als de dag van de vergadering zelf niet meetellen. Dit staat los van wat gebruikelijk is bij andere verenigingen: het is de termijn die in de splitsingsakte van uw gebouw is vastgelegd via het toepasselijke modelreglement, en die termijn geldt ongeacht wie de vergadering organiseert — bestuur, beheerder of software.

Onder modelreglement 2006 en 2017 heeft elke stemgerechtigde bovendien het recht om tot uiterlijk 7 dagen voor de vergadering zelf nog onderwerpen te laten agenderen door het bestuur, schriftelijk of per e-mail (artikel 50 lid 2 MR 2017). Het bestuur moet die onderwerpen dan opnemen en de andere eigenaren daarover informeren — het is geen gunst, maar een recht.

Wordt de oproeptermijn niet gehaald, of kan niet worden aangetoond dat de oproep daadwerkelijk iedereen heeft bereikt, dan is dat een van de meest voorkomende gronden om een besluit achteraf aan te vechten — en een van de makkelijkste om te vermijden zodra een systeem de termijn bewaakt in plaats van iemands agenda.

Quorum en de tweede vergadering

Wat er gebeurt als er te weinig eigenaren komen opdagen, hangt af van welk modelreglement in uw splitsingsakte is vastgelegd. Onder modelreglement 2006 en 2017 geldt op de eerste vergadering geen quorumeis: de aanwezige stemmen beslissen, ook als minder dan de helft van de stemmen aanwezig is. De presentielijst blijft wel bepalend voor wat er precies is vastgesteld en met welke meerderheid.

Onder het oudere modelreglement 1992 ligt dat anders: wordt er geen quorum gehaald, dan moet een tweede vergadering worden uitgeschreven, ten vroegste twee en ten laatste zes weken na de eerste. Dat is een aanzienlijk andere procedure dan onder 2006/2017, en een reden temeer om vooraf te controleren welk reglement voor uw gebouw geldt — dit is niet iets om uit het hoofd aan te nemen.

Ongeacht welk reglement van toepassing is: niet elk besluit vraagt dezelfde meerderheid. Een gewone begroting goedkeuren vraagt een andere meerderheid dan een ingrijpende verbouwing, en een wijziging van de splitsingsakte vraagt weer een zwaardere meerderheid dan beide. Er is geen enkel getal dat voor "elke vergadering" geldt — elk agendapunt kan zijn eigen wettelijke meerderheid hebben.

Wat een geldige oproep moet bevatten (checklist)

Naast de termijn heeft een oproep een minimale structuur nodig om geldig te zijn. Dit is wat u punt voor punt kunt nalopen voordat u ze verstuurt:

Meest voorkomende fouten die tot een aanvechting leiden

De meeste aangevochten oproepen falen om herhaalde redenen. De oproeptermijn wordt niet gehaald, en niemand legt schriftelijk vast wanneer de oproep daadwerkelijk is verstuurd en aan wie. De agenda is vaag ("diverse zaken van de VvE") in plaats van elk besluit apart te benoemen, wat ruimte laat voor het argument dat iemand niet wist dat er over iets specifieks zou worden gestemd. Een eigenaar ontvangt de oproep niet omdat de contactgegevens verouderd zijn, en niemand controleert of de kennisgeving iedereen heeft bereikt. En binnen de vergadering zelf wordt spontaan een nieuw punt toegevoegd en behandeld alsof het altijd al op de agenda stond.

Geen van deze fouten is uitzonderlijk — het zijn precies de fouten die ontstaan wanneer de oproep telkens opnieuw wordt geïmproviseerd in plaats van een vaste structuur te volgen met alles gedocumenteerd: wie verstuurde, wanneer, aan wie, en met welke exacte agenda.

Hoe Akordans dit aanpakt

Alles hierboven is precies wat Akordans automatiseert voor VvE's die het gebruiken. Bij het aanmaken van een vergadering wordt de oproep gegenereerd met datum en tijd, met de agenda uitgesplitst per punt en met de oproeptermijn die bij het type vergadering hoort automatisch berekend in plaats van geschat. Die termijn en de wettelijke basis ervan worden vastgelegd op het moment van versturen, zodat als een criterium later verandert, de al verstuurde oproep het bewijs bewaart van de voorwaarden waaronder die is verstuurd.

De verzending gaat per e-mail naar alle eigenaren, niet alleen de actievere leden in de WhatsApp-groep, en er wordt vastgelegd wie de oproep heeft ontvangen. Elk agendapunt heeft het bijbehorende besluittype en de vereiste meerderheid gekoppeld, zodat het bestuur van tevoren weet welke meerderheid elke stemming nodig heeft, in plaats van dat op de vergaderdag zelf te moeten uitzoeken (of gokken).

De precieze termijn die op uw vergadering van toepassing is, controleert u het beste met een jurist gespecialiseerd in appartementsrecht voordat u die als definitief beschouwt — dit artikel legt de algemene logica uit, het vervangt geen beoordeling per geval.

Samengevat

Een geldige oproep heeft nodig: wie oproept, datum/tijd/plaats, een uitgesplitste agenda, de juiste oproeptermijn (15 dagen onder de meeste reglementen), en bewijs dat alle eigenaren zijn bereikt. Het quorum en de vereiste meerderheid verschillen per besluit en per toepasselijk modelreglement — controleer welk reglement voor uw VvE geldt voordat u een termijn als vaststaand aanneemt.

Verstuurt u de oproep nu via WhatsApp of een los mailtje, dan hoeft dat niet in één keer radicaal anders: begin met de agenda goed uit te splitsen en schriftelijk vast te leggen wanneer die naar wie is verstuurd. Wilt u dat proces geautomatiseerd, met berekende in plaats van geschatte termijnen, dan is dat precies het probleem dat Akordans oplost.