Convocatória de assembleia de condóminos: prazos, quórum e modelo

Por que a convocatória é o documento que mais problemas dá

Em muitos condomínios que se autogerem, a convocatória da assembleia é enviada pelo grupo de WhatsApp do prédio ou por um email avulso do presidente: "para a semana há assembleia, avisem se não puderem". Funciona para combinar, mas não serve como convocatória formal — e é precisamente o documento que mais dissabores gera depois: um condómino que diz que não foi avisado, uma deliberação impugnada por falta do prazo suficiente, ou uma ordem de trabalhos que mudou de boca em boca entre o aviso e o dia da reunião.

A convocatória não é mais um trâmite burocrático: é o que dá validade legal a tudo o que é decidido depois. Se estiver mal feita, qualquer condómino descontente com uma deliberação tem um argumento formal para a impugnar, independentemente de a deliberação em si ser razoável ou não.

Este artigo passa em revista o que uma convocatória deve conter, como funcionam o prazo e o quórum em linhas gerais, e o que falha mais vezes. Não substitui o aconselhamento de um advogado ou administrador para o caso concreto do vosso condomínio — os prazos e maiorias exatos dependem do tipo de deliberação — mas dá uma base sólida para não avançar às cegas.

Prazos mínimos de convocatória: o que diz a lei, em geral

O regime da propriedade horizontal exige que a convocatória seja enviada com uma antecedência mínima antes da assembleia. Para a assembleia ordinária — a reunião anual, que deve realizar-se no primeiro trimestre do ano para aprovar contas e orçamento — a lei fixa esse prazo mínimo de aviso; para as assembleias extraordinárias, convocadas sempre que surge necessidade, aplicam-se regras próprias, mas o princípio de fundo é o mesmo: avisar com antecedência suficiente para que o assunto possa ser tratado a tempo e todos os condóminos tenham oportunidade real de participar.

Nas situações urgentes (uma avaria grave, um prazo administrativo a vencer), um prazo mais curto pode justificar-se, mas convém deixar registo escrito do motivo da urgência, porque em caso de impugnação o tribunal pode pedir que se demonstre.

Em resumo: há um princípio geral — prazo mínimo mais rígido para a assembleia ordinária anual, alguma flexibilidade justificada para as extraordinárias — mas o número exato de dias aplicável à vossa assembleia concreta convém confirmá-lo com o vosso administrador ou advogado antes de dar como certa uma cifra lida num fórum ou num artigo genérico — incluindo este.

Primeira e segunda convocatória: o que muda no quórum

Quase todas as convocatórias de assembleia de condóminos incluem dois horários: um para a "primeira convocatória" e outro, normalmente meia hora depois, para a "segunda convocatória". A ideia é simples: em primeira convocatória costuma exigir-se um quórum mínimo de presença (condóminos presentes ou representados, contados por permilagem) para que a assembleia se possa constituir validamente. Se não for alcançado, a assembleia realiza-se em segunda convocatória, onde em muitos casos o quórum exigido é menor ou desaparece, precisamente para que o condomínio não fique bloqueado por falta de comparência.

Dito isto, nem todas as deliberações funcionam da mesma forma: a maioria necessária para aprovar algo varia consoante o tipo de decisão, e essa variação também pode afetar se a segunda convocatória de facto relaxa o quórum ou não. Aprovar as contas anuais não exige a mesma maioria que instalar um elevador novo, e alterar o título constitutivo exige bastante mais consenso do que qualquer uma das anteriores. Como estas maiorias dependem do tipo de deliberação, não há um único número que sirva para "todas as assembleias": cada ponto da ordem de trabalhos pode ter a sua própria maioria legal associada.

É exatamente isto que costuma falhar quando um condomínio se autogere com um modelo genérico de Excel ou Word: aplica-se a mesma regra de maioria a todas as deliberações da assembleia, quando na realidade cada tipo de decisão pode ter a sua. Vale a pena identificar, ponto por ponto da ordem de trabalhos, que maioria lhe corresponde antes de o submeter a votação — não depois.

O que deve incluir uma convocatória válida (lista de verificação)

Para além do prazo, uma convocatória precisa de uma estrutura mínima para ser válida. É isto que convém rever antes de a enviar, ponto por ponto:

Quem convoca. Normalmente o presidente da mesa da assembleia, ou o administrador, consoante o título constitutivo. Deve ficar identificado quem assina a convocatória.

Data, hora e local da primeira convocatória. Sem ambiguidade: um dia e uma hora concretos, e um local físico (ou, se o condomínio o previr, uma modalidade telemática) onde se vai realizar.

Data e hora da segunda convocatória, se aplicável. Normalmente no mesmo dia, meia hora depois, ainda que o título constitutivo de cada condomínio possa fixar outra coisa.

Ordem de trabalhos completa e desagregada. Cada ponto a votar tem de constar explicitamente da convocatória — não vale acrescentar um assunto novo no dia da assembleia e votá-lo como se fosse mais um ponto, salvo os casos muito limitados que a lei prevê.

O prazo de antecedência com que é enviada, coerente com o tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária) e com a norma aplicável.

Forma de notificação a cada condómino, e comprovativo de que se tentou notificar todos, não apenas os que costumam comparecer.

Informação sobre representação (quem pode votar em nome de outro condómino ausente) e sobre o direito ao voto por representação, se algum ponto o permitir.

Se um ponto da ordem de trabalhos exigir documentação prévia (por exemplo, orçamentos de várias empresas para uma obra), o ideal é anexá-la ou indicar como consultá-la antes da assembleia, para que a discussão não comece do zero no próprio dia.

Erros mais comuns que dão azo a impugnar uma convocatória

A maioria das convocatórias impugnadas falha por motivos bastante repetitivos. O prazo de antecedência não é respeitado, e ninguém deixa registo escrito de quando foi realmente enviada nem a quem. A ordem de trabalhos é vaga ("vários assuntos do condomínio") em vez de desagregar cada deliberação a votar, o que deixa a porta aberta a alegar que não se sabia que tal assunto seria votado. Um condómino não recebe a convocatória porque o contacto do condomínio está desatualizado, e ninguém confirma que a notificação chegou a todos antes de realizar a assembleia. E, já dentro da própria assembleia, acrescenta-se um ponto novo de repente e vota-se como se tivesse estado sempre na ordem de trabalhos.

Nenhum destes erros é exótico — são exatamente os que aparecem quando a convocatória é improvisada assembleia a assembleia em vez de seguir uma estrutura fixa e ficar tudo documentado (quem a enviou, quando, a quem, e com que ordem de trabalhos exata).

O que acontece se não se atingir o quórum

Se em primeira convocatória não se chegar ao quórum exigido para aquele tipo de assembleia ou deliberação, o habitual é passar diretamente para a segunda convocatória já prevista no mesmo aviso (normalmente meia hora depois), onde o quórum costuma ser menos exigente. É por isso que quase todas as convocatórias já incluem os dois horários desde o início: evita ter de convocar de novo e esperar por outro prazo de antecedência completo só porque pouca gente compareceu ao primeiro horário.

Ainda assim, há deliberações que, pelo seu próprio tipo, exigem um nível de consenso tão elevado (unanimidade, por exemplo, para certas alterações ao título constitutivo) que nem a segunda convocatória o relaxa. Nesses casos, se não se reunir o apoio necessário, o ponto simplesmente não é aprovado nessa assembleia e é preciso procurar outra via: renegociar a proposta, convocar uma nova assembleia, ou insistir até reunir o consenso necessário.

Como a Akordans faz isto

Tudo o que foi dito acima é exatamente o que a Akordans automatiza para os condomínios que a usam. Ao criar uma assembleia, a convocatória é gerada com data e hora de primeira e, se aplicável, de segunda convocatória, com a ordem de trabalhos desagregada ponto por ponto e com o prazo mínimo de antecedência correspondente ao tipo de assembleia calculado automaticamente em vez de a olho. Esse prazo e a sua base legal ficam registados no momento de enviar a convocatória, por isso, se mais tarde algum critério mudar, a convocatória já enviada conserva o registo das condições em que foi enviada.

O envio chega por email a todos os condóminos, não só aos mais ativos no grupo de WhatsApp, e fica registado quem a recebeu. Cada ponto da ordem de trabalhos tem associado o tipo de deliberação e a maioria que lhe corresponde, de forma a que a administração saiba antecipadamente que maioria cada votação precisa, em vez de o ter de verificar (ou adivinhar) no próprio dia da assembleia.

Dito isto, mantemos a mesma recomendação do resto deste artigo: os prazos e maiorias concretos aplicáveis ao vosso condomínio convém confirmá-los com o vosso advogado. A Akordans apoia-se num advogado colaborador precisamente para rever as deliberações resultantes destas votações antes de serem dadas como definitivas — a convocatória bem feita é o primeiro passo, não o único.

Em resumo

Uma convocatória válida precisa de: quem convoca, data/hora/local da primeira (e, se aplicável, segunda) convocatória, uma ordem de trabalhos desagregada ponto por ponto, o prazo de antecedência adequado ao tipo de assembleia, e comprovativo de que foi notificada a todos os condóminos. O quórum e a maioria necessários mudam consoante o tipo de deliberação votada, e podem ser menos exigentes em segunda convocatória — mas nem sempre, e não da mesma forma em todos os casos.

Se neste momento enviam a convocatória por WhatsApp ou por um email avulso, não é preciso uma mudança radical de um dia para o outro: começar por desagregar bem a ordem de trabalhos e deixar por escrito quando foi enviada e a quem já reduz boa parte do risco. Se preferirem que esse processo fique automatizado e com os prazos calculados em vez de estimados, é exatamente o problema que a Akordans resolve.